Las reuniones

A mi me gustan las reuniones donde todos participan opinando, dialogando, preguntando y cuestionando.

Cuando el único que habla en una reunión es el jefe, ésta se transforma en un discurso, en una simple comunicación que bien podría haber enviado por correo electrónico, memo o colocado simplemente en una cartelera.

Una reunión provechosa, que le de sentido al tremendo valor de la palabra reunión (re-unión, subrayar la unión) debería contar entre sus ingredientes:

Un repaso de los temas que surgieron en los últimos días (desde la última que se llevó a cabo)

El avance de esos temas si se fijó un objetivo, la implementación de una mejora y su evaluación, la puesta en marcha de una idea, una sugerencia, algún aporte de uno de sus integrantes.

Un espacio destinado a la reflexión, al intercambio de ideas, al planteo de problemas o dificultades diarias.

En este espacio en particular dentro de una reunión de trabajo, yo reservaba periódicamente, un espacio destinado a “Tormenta de ideas”. Le pedía a la gente que agendara durante un tiempo las ideas que se les iban ocurriendo para facilitar su labor diaria o la del equipo en general. Surgieron ideas notables que aceleraron muchos procesos, que sirvieron de inspiración para que los modelos de gestión de distintas áreas cambien, se adapten. Porque la gente tiende a repetir lo que conoce, lo que le sale bien, negándose a hacer un pequeño cambio que puede modificar y mucho la efectividad de su trabajo y la reducción de tiempo en lo operativo.

Me reservo unos minutos para “el entrenamiento”. Estos minutos me llevaban la mayor parte del tiempo para su preparación. Ensayar las jugadas de los posibles cambios en una rutina, en una función, en la aplicación de una idea.

Contaba con la facilidad de un equipo entrenado en la traspolación de temas (escribiré más adelante sobre este particular) y que consiste en idear un ejercicio en un campo ajeno al del trabajo para ver cómo resuelven. Siempre estos ejercicios eran resultantes de dificultades que reunía durante la comunicación que manteníamos en las semanas previas a reunirnos.

La felicitación pública a una labor destacada. Esto anima al resto a involucrarse, a imitar, a entender que se observa al personal mucho más profundamente que por el registro de su tarjeta de horarios o su buena disposición para tareas especiales.

Finalmente la arenga. Sin ser Russell Crowe hablándole a sus legionarios antes de la batalla definitiva, dar un breve discurso sobre lo que esperamos concretar para beneficio de todos deseándoles una estupenda semana de trabajo.

No me fue mal.